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業務簡介及職掌

編制

組長1人、組員2人、技工1人
隊員1人、行政助理6人、工友1人

業務

一、 各類公文之收發作業、檔案管理、公文稽催管制作業、郵件處理、監印作業等。
二、 為節能減碳及提升行政效能,持續推動「電子公文線上簽核」專案及辦理公文製作教育訓練,並致力於檔案分類與完整保存,以期提供優良服務予學校同仁。

 

職稱

姓名

分機

承辦業務

職務代理人

組長

鄒惠玲

31016

綜合處理文書組業務
監印
詹佳惠
組員

詹佳惠

31353

發文公文之校對、用印及查詢
各式公文範本之製定
公文電子交換作業
文具採購、經費核銷
臨時交辦事項
何淇瑋
助理管理師

何淇瑋

31355

發文公文之校對、用印及核驗相關資料
單位名稱、地址等資料維護
信封領用
臨時交辦事項
詹佳惠
副管理師

陳鳳如

31357

公文系統軟硬體管理維護
公文線上簽核系統問題處理
電子清查作業
文書組/線上簽核服務專區網頁維護
月結郵資報帳及合約採購
臨時交辦事項
王伸仁
組員

張雅婷

31358

電子收文檢視處理、分文
文書組財產之保管、清查及整理
臨時交辦事項
朱麗芳
助理管理師

吳菁霞

36714

永久檔案鑑定暨移轉
南大校區檔案回溯、編目、建檔、校核暨整理
統籌管理所有檔案管理計畫(含追蹤報告)
檔案風險管理及檔管作業檢核填報
協助召開檔案管理作業成效檢討會議
臨時交辦事項
曾惠淇
行政助理

曾惠淇

31356

現行檔案點收、立案編目、掃瞄及上架、檢調(秘書處、教務處、學務處、
研發處、全球事務處、產學合作營運總中心)
檔案應用
機密檔案管理
檔案清查銷毀
逾期公文稽催
臨時交辦事項
吳菁霞
行政助理

朱麗芳

31224

現行檔案點收、立案編目、掃瞄及上架、檢調、(總務處(不含營繕組)、
環安中心、人事室、主計室、圖書館、清華學院、計通中心、師培中心)
紙本收文拆驗、輸入、編號、分類及列印及查詢
工讀生管理及報帳
檔案分類及保存年限區分表修訂、目錄彙送
信件分送至各單位信箱
處理投遞不出之信件及未註明單位之國內外信件
信件招領
臨時交辦事項
張雅婷
行政助理

王伸仁

31354

現行檔案點收、立案編目、掃瞄及上架、檢調(營繕組、所有教學單位)
檔案清查銷毀
公文月報表陳送
庫房管理
永久檔案裝訂、修護整理
臨時交辦事項
陳鳳如
工友

陳嘉雯

36713

南大校區檔案回溯、編目、建檔、校核暨整理
臨時交辦事項
吳菁霞
技工

洪永金

31359

與交大收發室輪流傳遞梅竹信箱郵件及協助分發信件
掛號郵件之簽收、登錄、整理及分發至各單位
本校之發文寄發
臨時交辦事項

唐國良

陳嘉雯

隊員

唐國良

31222

掛號郵件之簽收、登錄、整理及分發
行政單位公佈欄公告管理
辦公室安全控管
臨時交辦事項

洪永金

陳嘉雯