為落實文書歸檔管理作業，有關本校「公文及附件歸檔作業方式」，請確實依規定辦理，俾利後續發文及歸檔點收作業

一、依檔案法及其施行細則、機關檔案點收作業要點、機關檔案管理作業手冊及文書處理手冊等相關規定辦理。

二、依前開規定，各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，於辦畢後均應辦理歸檔，以原件為原則，有附件者，每1種以1份為限；是以所有公文（含簽呈）及其附件均應以原件歸檔1份，「不得歸檔」及「得不歸檔」之附件除外（如附件一）。

三、若附件有以下情形，應於簽辦時敘明，並簽奉權責長官核准：

(一)若附件未能以原件歸檔，承辦人員應於簽辦時敘明具體理由，並簽奉權責長官核准後，始得以影本歸檔。

(二)若附件屬應轉發個人之附件，承辦人員應於簽辦時敘明附件轉發事宜。

(三)發文附件如需以原件發出，而原件僅1份時，承辦人員於簽辦函稿時應註明「原件隨文發出，抄本或影印本存卷」。

(四)若附件有延後歸檔之必要，承辦人員應於簽辦時敘明「歸檔期限」，並簽奉權責長官核准後，知會文書組檔案室。

四、本校文書組將自明（111）年1月1日起加強辦理歸檔管理作業，即日起至本（110）年12月31日止為宣導期，屆時若附件未經簽准而抽存，或未能以原件歸檔且未經簽奉機關權責長官核准者，將退還承辦單位補正；為避免影響發文及歸檔點收，請確實依規定辦理。